Recherche et affichage des actes notariés transcrits

L’affichage qui vous est proposé a l’apparence suivante :

Il y a donc trois parties à cet affichage :

• Recherche de termes contenus dans le titre des actes
• Recherche des actes transcrits par un notaire (si la section précédente contient des termes, seuls les titres des actes rédigés par ce notaire et contenant les termes recherchés seront affichés)
• Les résultats de la recherche

Les actes affichés sont ceux qui ont été transcrits par des membres de la SGQ.

Pour la sélection des actes selon le contenu du titre, six lignes sont disponibles. Pour chacune de celles où l’on désire inscrire un critère, on précise d’abord un opérateur « ET » ou « OU », sauf à la première ligne.

Tous les termes se trouvant dans le titre de l’acte peuvent être recherchés. Les termes contenus dans un même critère doivent cependant se retrouver directement à la suite l’un de l’autre, dans le même ordre dans le titre de l’acte.

Dans les titres, les noms des personnes sont inscrits selon la graphie moderne. Ainsi, par exemple, alors que le patronyme actuel est « Trépanier », on ne retrouvera rien en cherchant avec les graphies « Trépagny », « Trepagny », « Trespagny » ou « Destrepagny ». Il faut chercher « Trépanier ».

Supposons que vous désirez rechercher les actes concernant Onésime Audet dit Lapointe.

Si vous croyez que le notaire a écrit le nom complet, vous rechercherez :

Puis vous cliquez sur "Rechercher".

Par contre, si vous ignorez ce que le notaire a écrit : Audet dit Lapointe, Audet ou Lapointe, vous inscrirez :

Dans ce cas, les dossiers contenant l’un ou l’autre des critères ainsi que Onésime Audet dit Lapointe seront sélectionnés,  car on retrouve la suite de caractères Onésime Audet dans le titre.

Il peut être important de préciser le prénom et le nom dans le même critère. Rechercher uniquement Audet trouvera évidemment le dossier recherché, mais aussi ceux des Gaudet, par exemple. Pour éliminer les Gaudet on pourra rechercher audet en inscrivant un espace avant audet.

Si on recherche les actes touchant Onésime Audet dit Lapointe et, disons, Jacques Guyon, on pourra inscrire :

Voyons un exemple plus complexe.

Si on recherche un contrat entre Onésime Audet dit Lapointe et Jacques Guyon ou Dion, on écrira :

Autrement dit : (Onésime Audet ou Onésime Lapointe) et (Jacques Guyon ou Jacques Dion) et contrat.

Le système recherchera les documents concernant Onésime Audet ou Onésime Audet. Parmi les dossiers trouvés (à cause du « Et » du troisième critère), ceux concernant Jacques Guyon ou Jacques Dion. Parmi les dossiers concernant ces deux personnes (ou plus car on a tous les Onésime Lapointe et les Onésime Audet), le système extraira ceux dont le titre contient le mot contrat.

La logique utilisée pour traiter les séquences d’opérateurs ET et OU est expliquée à l’onglet suivant.

Logique des opérateurs

On peut mettre autant de lignes successives contenant le même opérateur « et » ou « ou ».

Lorsqu’il y a un mélange d’opérateurs, il faut bien comprendre la logique appliquée :

• Tant que les opérateurs sont identiques, l’ensemble des critères précédents forment un bloc. Ainsi, A ou B ou C et D ou E équivalent à (A ou B ou C) et (D ou E).
• Lorsqu’il y a un changement d’opérateur, un nouveau bloc débute. Les parenthèses invisibles entourent les séquences de champs reliés par des ou.
• Le seul cas ne fonctionnant pas se présente si on veut avoir A ou (B et C). Faire la demande A ou B et C donnera comme résultat (A ou B) et C. La demande B et C ou A quant à elle donnera B et (C ou A). Ce cas est cependant peu probable dans la recherche des documents.

Si une des lignes de recherche ne contient pas de valeur dans la colonne critère, les éléments se trouvant éventuellement dans les lignes subséquentes ne seront pas considérés dans la recherche.

L’onglet précédent présente un exemple de l’application de cette règle.

Certaines recherches peuvent sembler impossibles à réaliser, mais souvent la cause en est que deux recherches indépendantes feraient le travail. Par exemple, si on cherche A ou (B et C), on ne peut pas l’exprimer avec la logique proposée car A ou B et C résultera en une recherche de (A ou B) et C, ce qui n’est pas la même chose. En fait, il suffirait de rechercher la condition A seule, examiner les résultats, et dans une recherche subséquente, B et C.

La page de recherche d’actes propose des champs permettant de préciser le nom d’un notaire (son nom, son prénom et le suffixe [père ou fils] le cas échéant). Pour être considéré, le patronyme doit être inscrit faute de quoi les autres paramètres (prénom et suffixe) seront ignorés.

Ces champs peuvent être utilisés sans que d’autres critères soient précisés. Dans ce cas, la liste de tous les actes attribués au dit notaire est affichée. Cela donne le même résultat que ce que l’ancien système affichait.

Si, par contre, certains autres critères sont précisés, seuls les actes répondant aux critères spécifiés et rédigés par le notaire en question seront affichés.

En général, la recherche est plus spécifique si on demande dans un même champ le prénom et le nom; par contre, étant plus précise, la requête pourrait manquer certains éléments. Ainsi, si le notaire n’a pas précisé le prénom dans le titre de l’acte, si on cherche Prénom Nom, on ne trouvera pas le document. À l’inverse, une requête de la forme suivante a des comportements également indésirables:

Le résultat ne sera pas ce que l’on attend puisque les quatre termes sont indépendants, on trouvera les dossiers concernant ceux recherchés, mais aussi ceux concernant Onésime Dion, Onésime Jacques et Jacques Audet, par exemple, ainsi que toutes les combinaisons de ces mots consécutifs ou non.

Vous n’avez pas à vous préoccuper des majuscules, minuscules ou accents dans les mots recherchés.

La recherche donnera les mêmes résultats que vous inscriviez ou non des majuscules et des accents. Ainsi, Onésime, onesime ou ONESIME, voire ônèsiMe sont strictement équivalents pour la recherche.

Soit la recherche simple des actes contenant la suite de caractères "Audet".

Les résultats seront présentés ainsi :

Il est indiqué "10" comme "Nombre de résultats par page". Cliquez sur ce nombre et vous pourrez modifier le nombre de lignes affichées.

Au bas de la liste, on voit les mots "Précédent" et "Suivant" ainsi qu’une liste de numéros de pages. Cliquez sur ces éléments pour naviguer dans la liste.

Dans l’entête, on note les noms des colonnes du tableau. En cliquant sur un des trois (Date, Titre ou Notaire), la liste sera présentée en ordre des valeurs des données de la colonne. Cliquer deux fois sur le même titre triera la colonne selon les valeurs ascendantes ou descendantes.

Les titres des actes peuvent être écrits en noir (comme dans l’exemple plus haut), ou en bleu souligné. Dans ce dernier cas, vous avez accès au document transcrit. Pour plus d’informations sur l’accès aux documents, voyez l’onglet "L’accès aux actes".

Si les titres des actes sont indiqués comme des liens (en bleu et souligné), en cliquant sur ces liens, vous verrez apparaître le texte des actes dans un document que vous pourrez conserver ou imprimer,

Les liens seront présents si :

• vous vous êtes identifiés avec votre code d’accès et votre mot de passe avant d’effectuer votre recherche, vous êtes un membre en règle de la SGQ et votre type d’abonnement vous donne accès à toutes les fonctions offertes sur le site;
• vous avez pris moins de 10 minutes pour inscrire les critères de votre première recherche;
• vous utilisez les recherches depuis moins de 4 heures.

Il n’y aura pas de liens vers les documents d’actes transcrits si au moins une des conditions décrites sous l’onglet L’accès aux actes n’est pas remplie.

Si vous n’êtes pas un membre autorisé, vous pouvez vous procurer une copie des documents dont le titre apparaît comme résultat de votre recherche selon la tarification suivante :

• 15 $ pour les 5 premières pages
• et 1 $ par page(s) excédentaire(s)
• Des frais minimum de 15 $ s’appliquent

Pour commander, téléchargez dans un premier temps le  bon de commande, remplissez-le et retournez-le soit à l’aide du bouton inclus dans le formulaire, ou en le joingnant à un courriel adressé à sgqrecherche@gmail.com.